Beschwerde über Kundenservice

September 14, 2023

Anonymous

Ich bin Teamleiter eines Supportteams einer Versicherungsgesellschaft. Ich habe heute morgen eine Reklamationsmail erhalten. Antworte höflich und entschuldigend aber professionell auf folgendes E-Mail: Sehr geehrte Damen und Herren, ich wende mich heute an Sie, um meine Unzufriedenheit über den Kundenservice Ihrer Versicherungsgesellschaft auszudrücken. Als treuer Kunde erwarte ich einen gewissen Standard an Service und Hilfsbereitschaft, den ich bei meinem letzten Kontakt mit Ihrem Unternehmen leider nicht erfahren habe. Am 31. August versuchte ich, über Ihre Hotline Informationen zu meinem Versicherungsvertrag zu erhalten. Zu meinem Bedauern musste ich eine sehr lange Zeit in der Warteschleife verbringen, nur um danach äußerst unzureichend und wenig professionell beraten zu werden. Die Informationen, die mir gegeben wurden, schienen inkonsistent und wenig hilfreich zu sein, was zu weiterer Verwirrung und Frustration meinerseits führte. Ich verstehe, dass Zeiten mit vielen Anrufen zu längeren Wartezeiten führen können, jedoch sollte die Qualität der Beratung darunter nicht leiden. Ein effizienter Kundenservice sollte immer eine Priorität sein, besonders in einem so wichtigen Bereich wie der Versicherungsbranche. Ich erwarte eine Rückmeldung zu meiner Beschwerde und hoffe, dass solche Vorkommnisse in Zukunft vermieden werden können. Ihr Unternehmen hat bisher einen guten Ruf in der Branche, und ich hoffe, dass solche Ereignisse Einzelfälle bleiben. Mit freundlichen Grüssen,

ChatGPT

Sehr geehrte/r [Kundenname],

zunächst möchte ich mich herzlich für Ihr Feedback bedanken. Es ist für uns wichtig, die Erfahrungen und Eindrücke unserer Kunden zu kennen, damit wir unsere Dienstleistungen stetig verbessern können.

Ich bedauere zutiefst, dass Ihr letzter Kontakt mit unserem Kundenservice nicht Ihren Erwartungen und dem Standard entsprach, den wir anstreben. Ihre Erwartung an einen kompetenten und professionellen Service ist absolut berechtigt und ich entschuldige mich aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die Sie erfahren haben.

Wir nehmen Ihren Hinweis sehr ernst und werden umgehend interne Untersuchungen starten, um den genannten Vorfall zu analysieren. Es ist unser Ziel, nicht nur den Wartezeiten entgegenzuwirken, sondern vor allem sicherzustellen, dass unsere Beratung immer auf höchstem Niveau stattfindet.

Bitte seien Sie versichert, dass wir alles daran setzen werden, solche Vorkommnisse in der Zukunft zu verhindern. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist uns sehr wichtig, und wir setzen uns kontinuierlich dafür ein, unseren Service zu optimieren.

Ich möchte mich nochmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen und hoffe, dass wir Ihr Vertrauen in der Zukunft erneut bestätigen können. Gerne können Sie sich direkt an mich wenden, falls Sie weitere Fragen oder Anliegen haben.

Mit freundlichen Grüssen,

[Dein Name] Teamleiter Kundenservice [Name der Versicherungsgesellschaft]

Anonymous

füge noch einen Absatz hinzu, bei welchem ich 10% auf seine Haushaltsversicherung als Entschädigung garantiere.

ChatGPT

Natürlich, hier ist der ergänzte Absatz:

Zusätzlich möchte ich Ihnen als Zeichen unserer Wertschätzung und Entschuldigung eine Entschädigung in Form einer 10%-Reduktion auf Ihre Haushaltsversicherung für das nächste Vertragsjahr anbieten. Dies ist ein kleiner Schritt, um Ihnen unser Engagement und unseren Wunsch, Sie als zufriedenen Kunden bei uns zu behalten, zu zeigen. Ihr Vertrauen ist uns sehr wichtig und wir hoffen, dass dieses Angebot Ihnen zeigt, dass wir Ihre Anliegen ernst nehmen und stets bestrebt sind, die bestmögliche Servicequalität zu bieten.

Darauf folgend, können Sie den bereits formulierten Schluss des Briefes beibehalten:

Mit freundlichen Grüssen,

[Dein Name] Teamleiter Kundenservice [Name der Versicherungsgesellschaft]

|Terms of use|Privacy policy